CRM-software voor verenigingen

Op deze manier kunnen verenigingen profiteren van het gebruik van cloudsoftware voor ledenbeheer. 

We zitten in het tijdperk van digitale transformatie. Digitalisering heeft een grote invloed op zowel de privé- als de professionele omgeving. Bijna geen enkel bedrijf kan vandaag de dag op de lange termijn overleven zonder het gebruik van adequate bedrijfssoftware die het op alle gebieden digitaal ondersteunt. Maar softwareoplossingen worden ook buiten de bedrijfsomgeving gebruikt. CRM-programma’s kunnen bijvoorbeeld ook worden gebruikt om het voor clubs gemakkelijker te maken om leden te beheren. De betekenis van Customer relationship management wordt uitgelegd en willen we een paar basisfuncties van een CRM-software voor clubs of verenigingen nader bekijken en laten zien hoe zelfs kleine clubs kunnen profiteren van het gebruik van dergelijke software voor ledenadministratie. 

CRM-vergelijkingen: cloud versus on-premises

Een van de belangrijkste trends op het gebied van enterprise software is de cloud. Zeker in de loop van de coronapandemie is deze ontwikkeling weer in een stroomversnelling geraakt. Verschillende bedrijven moesten binnen zeer korte tijd verhuizen naar het thuiskantoor. Softwareoplossingen die moderne werkmodellen ondersteunen, zijn echter vaak nog niet beschikbaar. Ter vergelijking: CRM uit de cloud  heeft als belangrijkste voordeel dat het vaak op dezelfde dag na introductie beschikbaar is. Dat komt omdat het niet op de lokale servers van een bedrijf hoeft te worden geïnstalleerd. In plaats daarvan wordt het via internet beschikbaar gesteld aan bedrijven. In het bijzonder moeten clubs de introductie van cloudgebaseerde CRM-software overwegen vanwege de lage inspanning die gepaard gaat met de implementatie. 

De kosten van CRM-software voor clubs 

Lokale systemen, maar ook cloudgebaseerde systemen, hebben zowel voor- als nadelen. Een groot nadeel van lokale systemen zijn echter de relatief hoge aanschafkosten. Met name dit zou clubs vaak voor een onevenredige financiële uitdaging stellen. Cloudsystemen (zie Cegeka) daarentegen worden maandelijks betaald. Zowel het scala aan functies als het aantal gebruikers hebben meestal invloed op de maandelijkse kosten. Kleinere clubs hoeven dus niet bang te zijn dat ze zich financieel geen software kunnen veroorloven. Kortom, hoe lager het bereik van functies en het gebruikersbereik en de bijbehorende vereiste opslagcapaciteit, hoe lager de kosten voor een systeem. 

Ledenadministratie en contactbeheer in verenigingen

Ledenadministratie software beheren is een van de centrale taken van elke vereniging. CRM-systemen kunnen clubs ondersteunen op alle gebieden van ledenadministratie. Voor elk lid kan een apart, digitaal bestand in het systeem worden aangemaakt. Hierin worden vervolgens alle gegevens en informatie over deze persoon verzameld. Zo creëren verenigingen een completer totaalbeeld van hun eigen leden. Het systeem kan ook worden gebruikt om nieuwe leden aan te trekken of inkomende donaties aan de softwarekant te beheren. Factureringsprocessen kunnen ook binnen het systeem worden gedekt. Sommige systemen hebben ook functies op het gebied van aanmaning. Op deze manier kunnen leden via het systeem geautomatiseerd op de hoogte worden gebracht bij  openstaande contributiebetalingen.

Uiteindelijk varieert het scala aan functies van systeem tot systeem. Terwijl sommige softwareoplossingen voornamelijk beperkt zijn tot contactbeheer en contactbeheer,  fungeren andere systemen als krachtige analysetools. Ze bieden gebruikers waardevolle inzichten in hun eigen processen en ondersteunen volledig bij het creëren van een zo gedetailleerd mogelijk klantbeeld. Dergelijke toepassingen zijn echter meestal duurder en zijn ook vooral gericht op zakelijk gebruik. Uiteindelijk is het aan elke club om gedetailleerd in kaart te brengen welke functies nodig zijn en welke achterhaald zijn.